MALUKU UTARA — Surat paklaring jadi dokumen wajib saat hubungan kerja berakhir, baik karena resign maupun PHK. Bagi HRD, formatnya bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Berikut lima contoh yang bisa langsung dijadikan template.
Surat paklaring bukan sekadar formalitas. Dokumen ini jadi bukti identitas, jabatan, dan periode kerja karyawan, sekaligus syarat pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan. Tiap kebutuhan punya format berbeda, mulai dari administrasi umum hingga klaim asuransi.
Untuk keperluan administrasi sehari-hari, HRD cukup memakai format sederhana berbahasa Indonesia. Yang penting, fakta hubungan kerja tercantum jelas: nama, jabatan terakhir, dan masa kerja.
Contohnya, PT Maju Bersama Indonesia menerbitkan surat nomor 015/HRD/SKK/IX/2026 untuk Andi Pratama, Senior Marketing Executive yang bekerja 3 Januari 2022 sampai 31 Agustus 2026. Surat ditandatangani HR Manager Rina Andriani pada 1 September 2026.
Mantan karyawan kadang butuh paklaring berbahasa Inggris, misalnya saat melamar ke perusahaan multinasional atau mendaftar beasiswa luar negeri. Formatnya langsung mengarah ke informasi utama.
Dokumen berjudul "Certificate of Employment" ini memuat nama, posisi, dan periode kerja dalam bahasa Inggris. Contohnya memakai referensi nomor 015/HRD/COE/IX/2026 dengan keterangan "To Whom It May Concern" dan ditutup tanda tangan HR Manager.
Paklaring sering jadi dokumen pendukung saat mengajukan klaim JHT dalam kondisi berhenti kerja atau PHK. Untuk tujuan ini, nomor peserta BPJS wajib dicantumkan.
Contohnya, surat untuk Siti Rahmawati, Accounting Staff yang bekerja 1 Februari 2021 hingga 31 Agustus 2026, menyertakan nomor KPJ. Surat dibuat atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan administrasi.
Ketika hubungan kerja berakhir karena perusahaan pailit, redaksi paklaring perlu menyebut status hukum secara hati-hati. Hindari kata "bangkrut" jika status resminya adalah pailit.
Format surat wajib menyebutkan status hukum perusahaan dengan jelas. Contoh untuk Budi Santoso, Warehouse Supervisor, mencantumkan nomor surat 015/HRD/SKK/IX/2026 dan alasan berakhirnya hubungan kerja secara faktual.
Apa pun formatnya, ada elemen yang harus selalu ada: kop surat perusahaan, nomor surat, nama dan jabatan penanda tangan, data karyawan, masa kerja, serta tanggal berakhirnya hubungan kerja.
Tanpa elemen ini, paklaring berisiko ditolak saat dipakai untuk klaim JHT atau melamar kerja. Pastikan juga tanda tangan dan cap perusahaan tercantum agar dokumen sah secara administrasi.
Lima contoh di atas bisa langsung disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Pastikan setiap data karyawan dan periode kerja akurat sebelum surat ditandatangani.